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Gestiona con Trello tus presupuestos e instalaciones de buzones

Gestiona con Trello tus presupuestos e instalaciones de buzones

Descubre Trello para gestionar eficazmente tus presupuestos e instalaciones de buzones desde cualquier sitio

Trello es una aplicación gratuita muy potente para organizar proyectos que realices tú solo o en colaboración con otras personas. Gestiona con Trello tus presupuestos e instalaciones de Buzones. En nuestra empresa Buzones Costasol en Málaga lo usamos desde hace años y estamos encantados, las posibilidades que ofrece y sobre todo el nivel de organización que te permite llevar en todas las fases de cada proyecto es sencillamente formidable, por eso te lo recomendamos.

Antes de pasar a nuestra descripción con ejemplos prácticos, te sugerimos que veas este vídeo tutorial que hemos seleccionado de Youtube para ti. Te ayudará a comprender mucho más fácilmente la información que más abajo te hemos preparado. Let`s go!

Ya has visto como funciona Trello, ahora pasamos a los ejemplos reales para tu actividad

Lo primero que debes saber es que a tu cuenta de Trello tanto tú como las personas de tu equipo que designes a cada proyecto podéis acceder desde un ordenador, desde una tablet y desde un teléfono móvil para compartir la información en tiempo real.

¿Qué significa esto? Esto significa que cuando estés en la calle, por ejemplo, haciendo una visita a un cliente para hacer fotos y tomar medidas de los buzones que tienes que presupuestar, abrirás la aplicación desde tu móvil, crearás una nueva tarjeta o un nuevo proyecto con el nombre de tu cliente, harás fotos, tomarás medidas y anotarás la información que necesites, directamente en la aplicación y en tiempo totalmente real otra persona que esté en la oficina verá toda esta información al instante.

Empezamos con un ejemplo práctico en Trello

Entramos más en detalle con un ejemplo práctico. Cuando recibimos una solicitud de presupuesto, lo primero que hacemos es irnos a Trello, vamos al tablero que tenemos creado con el nombre «Presupuestos» y dentro de este tablero creamos una nueva «Tarjeta» con el nombre del cliente en la primera columna «Visitas Pendientes», que correspondería a la primera fase del trabajo completo. Ya sabes que cada proyecto pasa por diferentes fases y esta es la forma en la que nosotros las hemos diferenciado:

TABLERO PRESUPUESTOSCOLUMNAS ORDENADAS
Visitas Pendientes 👈
Presupuestos Pendientes
Presupuesto Enviados
Presupuestos Aprobados
Instalaciones o Envíos Pendientes
Instalaciones o Envíos Hechos
Facturas Enviadas

Cada columna corresponde a una fase del proyecto, lo ideal es crearlas en el orden lógico que vas a seguir. Por tanto en la columna «Visitas Pendientes» creamos una nueva tarjeta con el nombre del cliente, por ejemplo, «Cdad. Prop. Torres Blancas» y la colocamos al final de la fila por ser la más reciente:

1ª COLUMNATARJETAS
VISITAS PENDIENTESCDAD. PROP. MAESTRO CHAPÍ 5
CDAD. PROP. INCOGOLF
CDAD. PROP. LA UNION 61
CDAD. PROP. TORRES BLANCAS 👈




Con ejemplos todo se entiende mejor

Con este ejemplo vemos que tenemos 4 visitas pendientes de hacer en total, la última solicitud recibida de «Cdad. Prop. Torres Blancas» la dejamos al final de la columnas. En el momento que hagamos la visita a la «Cdad. de Prop. Maestro Chapí 5», que es la siguiente visita que tenemos que hacer y anotemos toda la información necesaria, incluidas las fotos, esta tarjeta pasará a la siguiente columna llamada «Presupuestos Pendientes»:

2ª COLUMNATARJETAS
PRESUPUESTOS PENDIENTESCDAD. PROP. PUERTA DEL MAR 8
CDAD. PROP. ANGELES DE MIRAFLORES 1
CDAD. LAS AZUCENAS BLOQUE 3
CDAD. PROP. MAESTRO CHAPÍ 5 👈

Ya hemos realizado la visita y la tarjeta «Cdad. Prop. Maestro Chapí 5» la hemos pasado a la 2ª columna de «Presupuestos Pendientes» y al igual que hicimos antes, colocamos esta tarjeta al final de la columna, para asegurarnos que atendemos a los clientes en orden de llegada, al menos, así lo hacemos en Buzones Costasol. Bien, en este el primer presupuesto que tenemos que hacer es el de «Cdad. Prop. Puerta del Mar 8». Por lo que una vez hecho y enviado al cliente lo pasamos a la siguiente columna llamada «Presupuestos Enviados».

Gestiona con Trello tus presupuestos e instalaciones de buzones fácilmente

foto de ejemplo del programa trello como gestionar con trello tus presupuesto e instalaciones de buzones
3ª COLUMNATARJETAS
PRESUPUESTOS ENVIADOSCDAD. PROP. SAN NICOLÁS 11
CDAD. PROP. PLAZA DE TOROS VIEJA
CDAD. PROP. URB. LAURO GOLF
CDAD. PROP. PUERTA DEL MAR 8 👈

Los presupuestos de la columna «Presupuestos Enviados» se mantienen aquí hasta que son aprobados por nuestros clientes. Una vez aceptado el presupuesto en cuestión, pasa a la siguiente columna llamada «Presupuestos Aprobados». Así es como se gestiona con Trello los presupuestos e instalaciones de buzones, realmente fácil.

4ª COLUMNATARJETAS
PRESUPUESTOS APROBADOSCDAD. PROP. LUIS VIVES 23
CDAD. PROP. LOS MANANTIALES
CDAD. PROP. EL NARANJO EN FLOR 12
CDAD. PROP. PUERTA DEL MAR 8 👈

Volvemos a colocar al final del la lista el presupuesto que nos acaban de aprobar, supongamos que es «Cdad. Prop. Puerta del Mar 8». En esta columna se mantendrá hasta que tengamos el pedido en nuestro poder y podamos agendar la instalación o el suministro, cuando llegue ese momento pasamos a la siguiente columnas llamada «Instalaciones o Envíos Pendientes».

5ª COLUMNATARJETAS
INSTALACIONES O ENVÍOS PENDIENTESCDAD. PROP. EDIF. ALHAMBRA 11
CDAD. PROP. VIRGEN DEL CARMEN 53
CDAD. PROP. PUERTA DEL MAR 8 👈

Prueba Trello y gestiona eficazmente

Ok, ya hemos recibido el pedido de «Cdad. Prop. Edif. Alhambra 11», hemos dado cita al cliente y ya hemos hecho la instalación o el suministro, pasamos la tarjeta a la siguiente columna llamada «Instalaciones o Envíos Hechos».

6ª COLUMNATARJETAS
INSTALACIONES O ENVÍOS HECHOSCDAD. PROP. PUEBLO ANDALUZ
CDAD. PROP. LOS TILOS 35
CDAD. PROP. EDIF. ALHAMBRA 11 👈

Las tarjetas aquí se mantienen durante muy poco tiempo normalmente, ya que pasan a la siguiente columna una vez hemos facturado. Al menos es como nosotros lo hacemos. Tú puedes diseñar tus columnas como mejor se adapten a tus fases. Supongamos que hemos facturado «Cdad. Prop. Pueblo Andaluz».

7ª COLUMNATARJETAS
FACTURAS ENVIADASCDAD. PROP. RIO MESA 21
CDAD. PROP. CIUDAD DE MELILLA 102
CDAD. PROP. PUEBLO ANDALUZ 👈

Como ves puedes organizar tu trabajo como mejor te convenga, puedes crear una siguiente columna que se llame por ejemplo «Facturas Cobradas» y pasar las tarjetas aquí una vez hayas cobrado el trabajo.





Trello «Una herramienta gratuita más que recomendada»

Piensa que toda esta información queda almacenada en la nube y que puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo en cualquier momento, lo cuál es muy útil. Además, si trabajas en equipo con más personas y cada una se encarga de una parte del proceso, podéis seguir este orden actuando sobre las tarjetas cada uno desde su ubicación.

Pongamos un ejemplo. Supongamos que en tu empresa está la persona que hace las VISITAS TÉCNICAS, la persona que PRESUPUESTA, la persona que se encarga de los PEDIDOS, la persona que INSTALA y la persona que lleva FACTURACIÓN. Serían 5 personas y cada una de ellas se encarga de una parte del proceso. Podéis tener acceso al tablero PRESUPUESTOS y gestionar las tarjetas por separado, todos veréis la misma información y quedará registrado cada movimiento dentro de Trello, ya que cada uno de los participantes será un usuario independiente con permiso para gestionar. La información queda ordenada y se gestiona todos los procesos mucho más eficazmente. En fin, una auténtica maravilla.

Gestiona con Trello tus presupuestos e instalaciones de buzones.

Te recomendamos que pruebes Trello, incluso si eres autónomo y no trabajas en colaboración con nadie más, es realmente útil.

buzonesagrupados.com

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2 Comments

  • Lucia Martín

    Muy interesante esta información, probaremos el programa trello en nuestra empresa, saben cuantas personas a la vez pueden usarlo?

    gracias

    • Hola Lucia, gracias por tu comentario. Te informamos que no existe límite de usuarios para un mismo tablero. Es muy sencillo, en primer lugar debes crear un tablero con el nombre que consideres y una vez dentro puedes invitar a todos los usuarios que quieras que formen parte de dicho tablero. Si tienes alguna otra consulta, aquí estamos para ayudarte. Un saludo.

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